Er zijn twee soorten kerstevents. Het soort waar mensen na een uur stilletjes verdwijnen. En het soort waar ze op vrijdag nog over praten. Het verschil zit hem zelden in het budget.
Bij een team van 200 of meer mensen speelt er van alles. De agenda is tjokvol, de verwachtingen lopen uiteen en iedereen heeft wel een mening. Tegelijkertijd is dit het moment in het jaar dat je echt iets kunt betekenen voor de mensen die het bedrijf draaiende houden. Dan wil je het goed doen.
Hier is wat werkt.
Begin vroeg, ook al voelt het te vroeg
De meeste bedrijven beginnen in september met nadenken over hun eindejaarsfeest. Dat is al laat. Goede locaties voor grote groepen zijn snel geboekt, zeker in de Randstad. Een unieke buitenlocatie verdwijnt eerder van de markt dan je denkt.
Voor een team van 200+ betekent vroeg beginnen ook meer ruimte om het concept goed te doordenken. Niet snel iets in elkaar zetten, maar nadenken over wat dit feest moet zijn. Wil je vieren, verbinden, verrassen? Die vraag bepaalt alles wat daarna komt.
Een locatie die werkt voor grote groepen
De fout die veel organisatoren maken is een locatie kiezen die er mooi uitziet op foto, maar logistiek niet klopt. Denk aan routing, toiletten, cateringopstelling, geluidsisolatie van aangrenzende ruimtes, parkeergelegenheid en de mogelijkheid om een podium te bouwen.
Bij een event voor Enver kozen wij voor De Kuip in Rotterdam als locatie voor een personeelsfeest van 1.300 medewerkers. Niet omdat het een makkelijke keuze was, maar omdat het de schaal aankon en tegelijk iets deed met de mensen die er rondliepen. Een locatie met lading is altijd beter dan een zaal die er netjes uitziet.
Voor kleinere aantallen van 200 tot 400 zijn er andere opties. De combinatie van een bijzondere ruimte met goede faciliteiten is de sleutel. Denk aan een industrieel pand, een cultureel gebouw of een locatie buiten de stad die mensen even uit hun dagelijkse omgeving haalt.
Programma voor gemengde groepen
Niet iedereen op de werkvloer is hetzelfde. Een team van 200 mensen bestaat uit introvert en extravert, jong en wat ouder, mensen die al tien jaar meedraaien en mensen die drie maanden geleden zijn begonnen.
Een goed kerstprogramma houdt daar rekening mee. Dat betekent een rustige ontvangst met ruimte om bij te praten, een duidelijk middenpunt waar iedereen bij aanwezig is en een moment waarop mensen zelf kiezen wat ze doen. Geen verplicht dansen, geen ongemakkelijk teamspel waar niemand op zit te wachten. Wel een band die de sfeer bepaalt zonder alles te overheersen.
Met eigen acts als de Timeless Live Band of Funky Pianos heb je entertainment dat je van tevoren al kent. Je weet wat je krijgt, je weet hoe het klinkt en je weet dat het werkt voor een groot, gemengd publiek. Dat scheelt een hoop onzekerheid op de dag zelf.
Catering is meer dan eten neerzetten
Bij grote aantallen is catering een logistiek vraagstuk. Lange rijen zijn funest voor de sfeer. Dat los je op met meerdere serveerpunten, duidelijke routing en een opbouw die aansluit op het programma. Geen buffet dat opengaat terwijl iemand nog een speech houdt.
Overweeg ook iets met symbolische waarde. Niet elk jaar hetzelfde hapje en drankje, maar een thema in de menukaart, een passende drankbeugel of een kleine attentie per persoon die iets zegt over het jaar dat voorbij is. Dat zijn de details die mensen onthouden.
Eén aanspreekpunt redt je avond
Het praktische probleem bij grote events is dat er te veel losse draden zijn. Een locatie die je belt als er iets is, een cateraar die vragen heeft, een band die niet weet bij wie ze moeten zijn voor de geluidscheck. Als jij de spil bent, is de kans groot dat je de avond zelf meer bezig bent met brandjes blussen dan met genieten.
Werk met één partij die alles in handen neemt. Niet omdat jij het niet zou kunnen, maar omdat het fout gaat als het allemaal langs jou loopt. Na 15 jaar en meer dan 1.250 georganiseerde events weten wij wat er mis kan gaan. Juist daarom regelen wij het zo dat jij er niet van wakker hoeft te liggen.
