Ergens in september begint het. Een agenda-afspraak, een Slack-berichtje of een vraag in de wandelgangen met “Doen we dit jaar iets voor kerst?” En dan staat het er. Op de takenlijst. Tussen alle andere dingen die ook nog geregeld moeten worden.
De eerste vraag die daarna komt, is bijna altijd dezelfde. Doen we het hier, of gaan we ergens naartoe? Het lijkt een praktische keuze, maar het bepaalt eigenlijk het karakter van je hele avond. Daarom zetten we het eerlijk op een rij.
Het kerstevent op kantoor: vertrouwd, maar niet zonder haken
Je eigen locatie heeft een duidelijk voordeel. Iedereen weet waar hij naartoe moet, de reistijd is nihil en je hoeft geen ruimte te boeken. Voor kleinere teams kan dat precies genoeg zijn.
Maar er kleeft ook een nadeel aan. Kantoor is kantoor. Hoe mooi je de ruimte ook aankleedt, het blijft de plek waar maandagochtend de vergadering was. Sommige mensen vinden het lastig om echt los te laten als ze om zich heen de bureaus zien staan. De drempel tussen werken en feesten is dunner dan je denkt.
Daarnaast loop je tegen logistieke uitdagingen aan. Wie regelt het catering? Wie zorgt dat de ruimte daarna schoon is? Wie coördineert de muziek? Wat begint als een eenvoudig idee groeit al snel uit tot een reeks taken die bij iemand in het team belandt, terwijl diezelfde persoon ook gewoon z’n gewone werk heeft.
Het kerstevent op externe locatie. Meer gedoe, meer impact
Een externe locatie verandert de avond al voordat er ook maar iemand een drankje heeft. De reis ernaar is al een moment. Je stapt ergens anders binnen, de sfeer is anders, de ruimte is anders. Dat geeft mensen letterlijk de kans om uit hun werkstand te stappen.
De keuze aan locaties is ook enorm. Denk aan een vliegtuighangar, een historisch kerkgebouw in een dorpskern, een industrieel pand, een strandpaviljoen in december. BrainSys vierde zijn eindejaarsfeest in een vliegtuighangar. Bij5 koos voor de Oude Kerk in Naaldwijk. Twee totaal verschillende sferen, allebei onvergetelijk voor de mensen die er waren. Dat is wat een locatie kan doen. Het feest wordt een herinnering, en niet alleen maar een avond.
Het nadeel is reëel. Het kost meer. Tijd om de locatie te vinden, te bekijken, te boeken. Logistiek rond vervoer of bereikbaarheid. Soms catering die je apart moet inkopen. Als je dat allemaal zelf doet, heb je een aardige klus voor de boeg.
Wanneer kies je waarvoor?
Een kerstevent op kantoor werkt goed als je een klein team hebt, als het budget krap is, of als je een informele bijeenkomst wilt die niet te groots aanvoelt. Het kan ook werken als de ruimte daadwerkelijk omgetoverd kan worden tot iets wat voelt als een andere wereld. Maar dan heb je iemand nodig die dat goed aanpakt.
Een externe locatie past beter als je mensen een echte avond-uit wilt geven. Als het feest ook een boodschap mag uitstralen. Als je 50 mensen hebt, of 300, en je wilt dat iedereen dezelfde herinnering mee naar huis neemt.
Voor grotere teams is de keuze voor een externe locatie eigenlijk zelden een vraag. Denk aan het personeelsfeest van Enver, met 1.300 feestgangers in De Kuip. Dat kan simpelweg niet op kantoor.
Het échte voordeel van uitbesteden
Of je nu op kantoor blijft of ergens naartoe gaat, zodra je het bij ons neerlegt, hoef jij er zelf geen werkavond in te steken. Wij zoeken de locatie, regelen de catering, het entertainment en de opbouw, en staan zelf op de avond aanwezig. Jij kunt gewoon aanschuiven als gast.
En als je wil dat het echt compleet is? Via onze zusterorganisatie De Bestelbox kun je ook gepersonaliseerde cadeautjes of kerstpakketten toevoegen voor je medewerkers. Één aanspreekpunt voor het hele plaatje.
