Eindejaarsevent organiseren

Het einde van het jaar verdient meer dan een bitterbal en een toespraak

Jouw eindejaarsevenement, volledig geregeld. Van sfeervol kerstfeest tot energieke nieuwjaarsreceptie.

Het laatste kwartaal is altijd hetzelfde verhaal. De agenda is al vol, maar het feest moet er toch komen. Iedereen heeft verwachtingen, niemand heeft tijd en als HR-manager of directie land jij dat vraagstuk.

Wij nemen het over. Jij vertelt ons wat je wilt, wij bedenken hoe het eruitziet en regelen alles wat daarbij hoort. Locatie, catering, entertainment, uitnodigingen. Jij geniet gewoon mee.

15+

jaar ervaring

1250+

georganiseerde events

450.000+

blije gezichten

Wat past bij jullie dit jaar?

Geen twee bedrijven vieren het einde van het jaar op dezelfde manier. Sommige teams willen een groot feest, andere organisaties kiezen liever voor iets intiemer of inhoudelijker. Vertel ons wat jullie willen vieren en voor wie, dan denken wij mee over de beste vorm.

Kerstfeest

Een avond met jullie team waarbij de sfeer goed zit, het eten klopt en het entertainment voor het moment zorgt waarover iedereen de week erna nog praat. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan als je het zelf moet organiseren naast alles wat er in december al op je bordje ligt.

Wij werken het concept uit van aankleding tot programma. Dat kan een Winter Wonderland zijn, een Roaring Twenties-avond of een thema dat volledig past bij waar jullie als bedrijf voor staan. Op een externe locatie of op jullie eigen bedrijfslocatie die wij omtoveren tot iets waar mensen niet op hadden gerekend. Een kantoor, een bedrijfshal, een parkeerterrein: wij weten hoe je een gewone ruimte bijzonder maakt.

De uitnodigingen, de catering, het entertainment en de opbouw regelen wij. Jij hoeft op de avond zelf nergens aan te denken.

Geschikt voor: personeelsfeesten, teamavonden, eindejaarsbijeenkomsten voor grotere groepen.

Eindejaarsborrel

Dat klinkt simpeler dan het is. Want een borrel die mensen nog weken nabespreken, waar de sfeer vanaf het begin goed zit en waar niemand om 20:00 uur al naar huis wil, organiseert zichzelf niet.

Wij maken van jullie eindejaarsborrel een avond die voelt als meer dan een borrel. Dat zit hem in de locatiekeuze, de aankleding, het juiste muzikale sfeertje op de achtergrond en de kleine details die mensen niet benoemen maar wel voelen. Een goed gekozen locatie in plaats van de vergaderruimte op de derde verdieping. Hapjes die passen bij het moment. Een act die de avond op het juiste moment een impuls geeft.

Wij stemmen alles af op jullie groep en op wat jullie wilt uitstralen. Informeel en toegankelijk kan, maar dan wel goed. Stijlvol en verzorgd kan ook. Wij zorgen dat de keuzes kloppen en dat er op de avond zelf niets geregeld hoeft te worden.

Geschikt voor: teams die het jaar willen afsluiten zonder gedoe, bedrijven die iets willen organiseren dat meer is dan een standaard borrel maar geen groot feest hoeft te zijn.

Kick-off Event

Niet alleen terugkijken, maar ook vooruitkijken. Een kick-off is bedoeld voor teams die het nieuwe jaar willen starten met energie, richting en een gezamenlijk gevoel van “dit gaan we doen.”

Dat vraagt om een strak programma. Een inspirerende opening, ruimte voor het verhaal van de organisatie, een moment van verbinding en een afsluiting die mensen meeneemt. Wij bouwen dat programma op maat, inclusief de techniek, de ruimte-indeling en de begeleiding op de dag zelf. Wij denken ook mee over de inhoud: hoe breng je een strategie op een manier die blijft hangen? Hoe zorg je dat mensen de zaal verlaten met zin in het nieuwe jaar in plaats van een hoofd vol PowerPoint-slides?

Een kick-off kan groots zijn met honderden medewerkers, maar ook compact en intensief voor een team van dertig. De schaal bepaalt de aanpak, het doel blijft hetzelfde.

Geschikt voor: jaarlijkse teambijeenkomsten, strategische kick-offs, afdelings- of bedrijfsbrede startmomenten.

Wat Timeless Events voor jou regelt

De locatie – Een vliegtuighangar in Rotterdam, een oud kerkgebouw in Naaldwijk of jouw eigen bedrijfspand omgebouwd tot feestlocatie. Wij kennen de bijzondere plekken en weten hoe je een gewone ruimte bijzonder maakt. Op eigen locatie of extern, wij regelen het.

Het entertainment – Wij hebben eigen acts in huis. De Zingende DJ, Timeless Live Band, Ladies on Fire en Funky Pianos treden regelmatig op bij onze events. Geen externe inhuur, geen gedoe. De kwaliteit is geborgd omdat wij ze zelf kennen en weten wat ze kunnen.

Het concept en de aankleding – Van het thema tot de decoratie en de uitnodigingen. Onze eigen grafisch vormgever zorgt dat alles één geheel is. Jouw huisstijl, jouw gevoel, uitgewerkt tot in de details.

Catering en logistiek – Hapjes, diner, cocktailbar of iets heel anders. Wij stemmen het af op het programma en zorgen dat de timing klopt. Geen verrassingen op de avond zelf.

Kerstpakketten voor je medewerkers – Via ons zusterbedrijf De Bestelbox regelen wij ook gepersonaliseerde kerstpakketten. Eén aanspreekpunt voor het feest én het cadeau erbij.

Een vaste contactpersoon –
Vanaf het eerste gesprek tot de dag zelf werk je met dezelfde persoon. Die kent jouw wensen, past op de details en is bereikbaar als er iets is.

De aanpak van Timeless Events

Stap 1: Kennismaking
We spreken af, je vertelt ons wat je wilt vieren en voor wie. Wat het gevoel moet zijn. Wat er vorig jaar wel en niet werkte. Wij luisteren en stellen de juiste vragen.

Stap 2: Concept op maat
Op basis van dat gesprek werken wij een voorstel uit. Geen standaard offerte, maar een echt idee. Locatie, programma, sfeer en een globale begroting.

Stap 3: Uitwerking en voorbereiding
Als het concept goed voelt, werken wij alles uit. Leveranciers, draaiboek, techniek, uitnodigingen. Jij houdt de regie over de keuzes, wij regelen de uitvoering.

Stap 4: De dag zelf
Wij zijn aanwezig, bewaken de timing en sturen bij waar nodig. Jij hoeft alleen maar te genieten.

Stap 5: Nazorg
Na het event horen wij graag hoe het was. En als je wilt weten hoe het er volgende keer nog beter uit kan zien, denken wij graag mee.

Wat we al georganiseerd hebben

Benieuwd naar de toffe kerst- en eindejaarsevenementen die wij al hebben georganiseerd?

Entertainment dat wij zelf in huis hebben

De meeste evenementenbureaus huren acts in. Wij niet. Onze eigen acts treden regelmatig op bij de events die wij organiseren. Dat betekent dat wij ze kennen, dat de kwaliteit geborgd is en dat de afstemming een stuk makkelijker gaat.

De Zingende DJ (Female) – Een DJ die ook zingt. Interactief, energiek en altijd goed voor een volle dansvloer. Werkt goed bij een eindejaarsfeest dat richting het einde van de avond wil versnellen.

Funky PianosTwee pianisten, een set van nummers die iedereen kent en een sfeer die van een diner een feest maakt. Werkt ook goed als sfeermuziek tijdens het eten.

Timeless Live BandEen volledige liveband voor de mensen die iets meer dan achtergrondruis willen. Van soulvol en sfeervol tot uitbundig en meezingend.

Ladies on FireVier vrouwelijke performers die samen een show neerzetten. Zang, energie en een podium dat brandt. Goed voor het moment waarop iedereen vergeet dat het al laat is.

Handig om te weten: de werkkostenregeling

Een eindejaarsevenement kan afhankelijk van de vorm en de locatie fiscaal interessant zijn binnen de werkkostenregeling. Wij denken graag mee over hoe je dat slim aanpakt, eventueel samen met jullie accountant.

Meer weten? Vraag ernaar bij je voorstel.

De agenda voor Q4 vult snel

Dat klinkt als een cliché, maar het is gewoon waar. Veel bedrijven beginnen in september al met plannen voor december. Goede locaties raken eerder vol dan je denkt en de beste data ook.

Hoe eerder je ons belt, hoe meer opties wij voor je hebben.

Veelgestelde vragen

Kunnen jullie een eindejaarsevenement organiseren op onze eigen locatie?

Ja. Wij doen dat regelmatig. Een bedrijfshal, een kantoor, een parkeerterrein: wij zorgen dat de ruimte past bij het programma. Soms is een eigen locatie juist de meest bijzondere keuze.

Hoe ver van tevoren moeten we een eindejaarsevenement boeken?

Voor een eindejaarsevenement is drie tot zes maanden van tevoren prettig. Wil je een specifieke locatie of een drukke datum in december? Plan dan eerder.

Kunnen jullie ook kerstpakketten regelen?

Ja. Via ons zusterbedrijf De Bestelbox regelen wij gepersonaliseerde kerstpakketten. Je kunt het combineren met je event of los aanvragen.

Wat zijn de kosten van een eindejaarsevenement?

Dat verschilt per programma, locatie en groepsgrootte. Wij maken altijd een voorstel op maat. Na een kort gesprek weet je wat je kunt verwachten.

Met wie werk ik samen?

Met één vaste eventmanager, van het eerste gesprek tot de dag zelf. Die persoon kent jouw wensen en is bereikbaar als je vragen hebt.

Rick Luca

Rick Luca

Business Event Manager

“A good event is just one phonecall away”

Bespreek jouw wensen

Een eindejaar event georganiseerd door Timeless Events is meer dan alleen een feest; het is een blijk van waardering naar je medewerkers toe en een investering in een positieve werkcultuur. Benieuwd naar hoe wij jouw eindejaarsevenement tot een groot succes kunnen maken? Neem hier contact met ons op!